人にうまく説明できないで悔しい思いをしているあなたへ。
今日から生まれ変わりましょう！
「相手に伝わる説明」は、トレーニングすれば誰でも身に付けることができるスキルです。
「それで何が言いたいの？」ってよく言われる
説明の終盤になって、自分が何を言いたかったのか分からなくなる
以前の僕はこんな感じで、人前で説明するのが苦手でした。
僕はこれを克服するために色んなテクニックを学びましたが、それらを絞り込んだら簡単なことだと気付きました。
これを意識するだけで、本当にあなたの説明は格段に分かりやすくなります。
✔この記事からわかること
■説明が分かりやすくなるテクニック
■説明上手になるためのトレーニング方法
今日紹介することは本当にちょっとしたテクニックです。
でも、そんなちょっとしたことであなたの人生は大きく変わる可能性があります。
「分かりやすい説明ができる」という能力はそれだけの威力があります。
説明も苦手だけど、人間関係にも悩んでいるという方はこちらも読んでみてください↓
うまく説明できない理由とは？それは説明しようとしているから
なんでうまく説明ができないのか理由を考えたことはありますか？
結論を言うと、うまく説明できない人は説明することに意識を置きすぎています。
実は、説明しようと頑張れば頑張るほど、相手には分かりにくくなってしまうんです。
もう少し具体的に言うと、上手く説明できない理由には2点あります。
- 結論がまとまっていない
- 自信が無さが声や態度に出ている
説明が苦手な方は、思い当たるところがあるのではないでしょうか。
結論がまとまっていない
話が長い人っていますよね。
今あなたの頭の中にも、話の長い「アノ人」が思い浮かんだかもしれません。
こうした「話が長くなってしまう」原因は、自分の頭の中にある言葉を全て相手に伝えようとするからです。
でも、相手からすると、話が長いと飽きるし、疲れるし、聞いていられないんです。
実際に、これは科学的にも証明されている話で、会話における人間の集中力は30秒から1分と言われています。
それ以上の時間を話しても、相手は集中して聞いてくれません。
そして、長い話を聞いた相手は、「結局何が言いたかったんだ？」という感じで、あなたの説明が良く分からずに終わってしまいます。
要は、頭の中で言いたいことが整理できていない状態なんです。
説明する本人が良く分かっていない状況で、当然相手に伝わるはずがありません。
ちなみに、こうやって説明すると「何を当たり前なことを」と思う人がいるかもですが、自分の中で結論が曖昧な状況でグダグダと話始める人って結構多いですよ。
自信が無さが声や態度に出ている
実は、人間は声や見た目、態度などの「非言語コミュニケーション」から多くの情報を入手しています。
小さな声で自信なさげに話してしまうと、どんなに良いことを言っていても、「この人の話大丈夫かな」と相手は不安に感じます。
当然、その話に心を動かされることもないです。
ただ、説明することに意識を置きすぎていると、声が小さくなったり、相手から目を逸らしたりとやってしまいがち。
特に「説明が苦手」と自覚している人は、知らず知らずのうちに自信の無さが声や態度に出てしまうので、頑張って説明しても相手に上手く伝わらないんです。
もしあなたがドキッとしたのならば、以降の対策を読んで改善しましょう。
相手にうまく説明する方法
では、「人にうまく説明ができる」ようになるにはどうしたらいいのでしょうか。
答えは簡単で、説明が下手な人の反対の動作をすればOKです。
要は、あなたの「言いたいこと」を伝えればいいんです。
もう少し具体的にポイントを整理すると、以下のような感じです↓
- 結論から先に言う
- 背景説明は「5W2H」を使う
- 手短に話す
- 大きな声で相手の目を見る
では一つずつ解説しますね。
そもそも自己主張が苦手という方は、合わせてこちらの記事もどうぞ↓
結論を先に言う
結論とは、その話であなたが「本当に言いたいこと」です。
この「結論を最初に言う」ということが、分かりやすい説明には必要不可欠です。
結論が明確になっていると、そのあとの説明が、常に結論と結び付くので、話の内容がスーっと頭に入っていきます。
逆に、初めに結論を言わないと、話がどこに繋がっていくのか分からず、相手も不安になってしまうわけです。
もし、あなたの中で結論がまとまっていない話をしようとしていたら、今はその話をする時ではありません。
もう一度何をしたいのか考えてみてください。
例えば、仕事で困っていることを上司に相談する場面を考えてみましょう。
一見すると、「困りごとを解決するにはどうしたらいいのか」が結論になりそうです。
でも、それを結論にすると、どうしたらいいのか分からない状況で話をすることになるので、話が散らかってしまいます。
なので、ここでの結論は「どうすればいいのか相談に乗って欲しい」とするべきです。
「今○○で困っていて解決策が見えないのでアドバイス戴きたいのですが」と冒頭に持ってくれば、相手はアドバイスしなきゃと思って、その後の説明を注意深く聞いてくれます。
このように「言いたいこと」を最初に持ってくるだけで、話がスムーズになります。
背景説明は「5W2H」を使う
結論を伝えたら、その背景や理由などを説明していく必要があります。
それでどこの誰が言ってるの？
いつそれが発生したんだ？
その損失はどれぐらいになるの？
一生懸命説明していても、相手からバンバン質問がくる経験は誰しもあると思います。
これって説明が不足しているってことなんですよね。
実は、この背景説明にもコツがあって、「5W2H」を使って説明すると、抜け漏れなく相手に説明することができます。
「5W2H」は知っている方も多いかもしれませんが、以下のことです。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- だれが（Who）
- なにを（What）
- なぜ（Why）
- どうする（How）
- どれくらい（How much）
このテンプレートに沿って、情報が不足していないか確認しておくと、あなたの説明に厚みが増していくことになります。
もちろん、「5W2H」すべてを説明する必要はありませんが、情報量が増えた方がより具体的で説得力があるものになることは覚えておいてください。
後で説明する時間の兼ね合いもあるので、話に盛り込むかは別としても情報としては準備しておくことを心がけましょう。
相手からの追加質問も、たいていの場合は「5W2H」に沿って準備しておけば対応できるはずです。
手短に話す
先ほども説明しましたが、人間の会話における集中力は30秒から1分程度です。
なので、言いたいことは最初の30秒に収めるようにしましょう。（最大でも、必ず1分以内にしてください）
また、一応話を聞いていられる限界が3分と言われています。
なので、話自体は3分以内に収めるようにしましょう。
もちろん、これは限界なので、最初の30秒で言いたいこと話して、全体で1分30秒～2分ぐらいで話をまとめるのが理想的ですね。
「そんな短い時間で説明しきれないよ」なんて声も聞こえてきそうですが、これもコツがあってそれは「相手の話」を挟むということです。
先ほど、5W2Hの話をしましたが、全てを説明しようとすると3分以上必要になってしまうと思います。
なので、相手に質問してもらうんです。
2分程度サクッと説明した後に、相手から「誰に」「いつ」とか質問してもらうことで、そこに回答していけば会話が生まれます。
他にも、「これについて、どのように思いますか？」と相手に質問して意見を求めることで会話をつなげるのも有効な手段です。
要は、相手の話を挟めば、相手の集中力はリセットされるので、再度1、2分程度の話をしても、相手はきちんと聞いてくれて、話が長いという印象にはなりません。
大きな声で相手の目を見る
先ほど説明した通り「非言語コミュニケーション」は非常に重要です。
有名な法則にメラビアンの法則というものがあります。
これは人とのコミュニケーションにおいて、相手が受け取る情報がどういう割合になっているか示したものです。
- 話の内容：7%
- 声の大きさやトーン、速さなど：38%
- 見た目や態度：55%
要は、頑張って説明しても、その内容は全体の情報の7%にしかならず、声の大きさや態度といった違う要素で93%占めているということです。
なので「大きな声で相手の目を見る」ということだけで、相手が受け取る情報には大きな違いが出てきます。
説明が上手くなるトレーニング法
「相手に伝わる説明」をするためのテクニックは理解できたと思います。
これを実践で使うためのトレーニング法も少し紹介しておきます。
簡単なことなので、ぜひトライしてください。
結論から言う癖を付ける
あなたには口癖ってありますか？
たぶん、何かしらあるんじゃないかなと思います。
この口癖を上手く利用して、結論から言う習慣を身に付けるトレーニングです。
話を始めるときに「結論としては」と言うのを習慣にしてください。
実際に話すときのイメージは以下。
「○○さん、今お時間よろしいですか？△△の件を相談したいのですが、結論としては～～をやりたいと思っています。理由は～、具体的には～」
別に不自然ではないですよね。
こう言い出せば、あなたは嫌でも自動的に「自分の言いたいこと」を最初に言わざるを得なくなります。
これは誰でも簡単にできることだと思うので、ぜひ実践してください。
大きな声で話す
声が小さい人が大きな声で話すのは簡単なことではありません。
なので、以下2点を意識してみてください。
- 話すときに口を大きく開ける
- 大きく息を吸ってお腹から声を出す
慣れないと難しいと思いますが、これで少しは改善できると思います。
声が小さい人はモゴモゴ話しがちなので、口をしっかり開けて、お腹から声を出すことで自然と声は大きくなります。
これを練習していけば、不自然なく声が通るようになります。
相手の目を見て話す
分かっていても、相手の目を見ていると、頭が真っ白になって話せなくなってしまう。
僕もそうなので、気持ちが分かります。
僕がやった改善方法を紹介すると、それは「相手の眉間を見て話す」ということです。
目を見ている感じを出しつつ、自分は眉間を見ているので、見つめ合うよりも話やすくなると思います。
そして、最初のうちはYoutube等の動画でいい感じのとこで停止しておいて、相手の目を見ながら話す練習をしてみてください。
周りから見ると気持ち悪い人ですが、効果はあります。
ある程度慣れたら、どんどん実践でトレーニングしていきましょう。
PREP法で話すようにする
「PREP法」と呼ばれる説明の型みたいなものがあります。
- Point（結論）
- Reason（その理由）
- Example（事例・具体例）
- Point：（改めて結論）
この順番で伝えると話が分かりやすいというものです。
ただ、これを頭に入れて説明するのは少し難しいと思うので、ここで実践して欲しいトレーニングは「最初と最後に結論を言う」ということ。
最初に結論を言うためのテクニックは先ほど説明したので、追加で意識するのは「最後にも結論を言う」という点です。
これが実践できると、理由や事例が多少分かりにくくても、「相手に伝わる説明」となるはずです。
もちろん余裕があれば、PREP法の型を意識して話すトレーニングでも良いですよ。
説明の時間を意識する
繰り返しですが、分かりやすい説明とは「短い時間でシンプルにまとめること」が重要なポイントです。
そのためには、まず時間感覚を養う必要があります。
自分ではそんなに喋っているつもりが無くても、実際には長時間話しているなんてことはよくあります。
人間の時間感覚って、かなりいいかげんなので、簡単な自己紹介なんかを紙に書き出して、時間を測って読んでみましょう。
1分半がどれぐらいの文字数なのか、把握しておくと良いです。
その上で、毎回の説明で自分の話が1～2分になるように意識してください。
また、何気ない会話でも長話は印象が良くないので、1～2分を意識して会話すると、さらに上達が早くなると思います。
トレーニング期間
トレーニング期間は、1カ月を意識してください。
これは行動心理学で有名なインキュベートの法則（21日間の法則）と呼ばれるものに基づいており、習慣は21日間で定着すると言われています。
休日などもあるので、ザックリ1カ月やってみましょう。
ちなみに、多少の個人差はあるので、もしもまだ身に付いていないと感じるならば、期間を延長してください。
3カ月やれば、嫌でも身に付きますよ。
説明だけじゃなくて「仕事全般ができるようになりたい」と思っている方は、こちらも読んでみてください↓
「上手く説明できない」はテクニックで克服が可能！
説明することに苦手意識を持っている人でも、トレーニングすれば必ず上手くなります。
色んなテクニックを紹介しましたが、もし自分にはハードルが高いと感じるならば、「初めに結論を言う」だけでも印象が大きく変わるので、取り組んでみてください。
それだけなら、めっちゃ簡単じゃないですか？
先ほど紹介した「結論としては～」を口癖にするトレーニングで、ぜひマスターしてみてください。
大きな声で話すとか、相手の目を見るとかは、徐々にできるようになってレベルアップすればいいんです。
「言いたいことを最初に言う」だけでも、相手への伝わり具合が大きく変わることを実感できるはずです。
話がうまくなれば、相手に与えるあなたに対するイメージも変わるし、今よりもっと信用される人間に変身できます。
あなたは生まれ変わるのです！
「説明が苦手」というコンプレックスから今日でお別れしましょう。
